Evernote pro iPad

1 komentář

Aplikace Evernote pro iPad aneb poznámkový všeuměl

Dnes se podíváme na aplikaci, která může sloužit stejně dobře jako digitální archiv, zápisník poznámek či audiovizuální záznamník informací všeho druhu. Uvedu i pár osobních tipů na využití. Pokud máte své vlastní a chcete se o ně podělit, napište je prosím do komentářů pod článkem.

Evernote je poznámkový všeuměl. Můžete sice namítat, že je to podezřelé, protože to taky může znamenat, že nic neumí pořádně, ale snad se přesvědčíte, že svému určení slouží skvěle. Jeho obrovskou silou je multiplatformnost a synchronizace přes cloud mezi zařízeními. Informace v něm uložené můžete mít prakticky kdykoli a kdekoli u sebe.

Synchronizace a platformy

Jak bylo zmíněno v úvodu, Evernote je multiplatformní nástroj. K dispozici jsou verze Mac OS X, Windows, Android, BlackBerry, Windows Phone 7, iOS (iPhone, iPad, iPod Touch) a Palm Pre. Všechny verze aplikace jsou zdarma ke stažení na webu Evernote nebo v příslušných obchodech jako je Apple AppStore nebo Android Market.

Abychom ale mohli sdílet data na více platformách či zařízeních, musíme si zřídit účet na webu Evernote (www.evernote.com). Tento účet je zdarma s omezením 60MB nových dat měsíčně. Omezení synchronizace na audio, obrázky a pdf bylo před pár týdny zrušeno. Už tedy neplatí, že nelze synchronizovat Microsoft office dokumenty a video.

Ti náročnější si musí připlatit za Premium účet, který má měsíční limit na synchronizaci nových dat 1GB a umí vyhledávat text v PDF dokumentech.
Premium účet stojí 5 USD/měsíc nebo 45 USD/rok.

Základní vlastnosti

Po spuštění Evernote hlavní obrazovka nabídne seznam Zápisníků, do nichž
Evernote ukládá Poznámky. V jednom zápisníku můžete mít libovolné množství poznámek.

Přepnutím voleb menu nahoře můžete aktivovat seznamy Poznámek, Štítků, Míst a nebo uložených Hledání.

Po instalaci uvidíte pouze jeden zápisník. Pro lepší přehled je ovšem vhodné si vytvořit více zápisníků. Můžete například oddělit pracovní a soukromé záležitosti nebo ještě více kategorizovat. Vést si zvlášť Zápisník na poznámky k organizaci práce ve Vašem zaměstnání, oddělit tak jednotlivé projekty či evidovat faktury a důležité dokumenty v domácnosti.

Síla Evernote je v nabízených možnostech záznamu. Poznámky mohou být nejen textové, které napíšete přímo na klávesnici, ale můžete využít kopírování celých rozsáhlých textů z webového prohlížeče či jiných zdrojů. Lze tedy uložit cokoli, co lze přes schránku zkopírovat.

Hlasové nahrávky

Kromě textu můžete prostřednictvím mikrofonu iPadu nahrávat hlas. Čímž nahradíte diktafon. Hlasových nahrávek může být v jedné poznámce více. Limitováni jste pouze délkou jedné poznámky, která nesmí přesáhnout 1:30 hodiny, a velikostí volné paměti iPadu.

Obrázky

Vkládání obrázků je samozřejmostí. Jakmile klepnete na symbol fotky, otevře se dialog s nabídkou fotek z alb uložených v iPadu. Obrázky nelze vyhledávat jinde než v interním fotoalbu iPadu.

Jak tedy vložit snímek obrazovky? Stisknete současně tlačítka HOME a VYPNOUT/ZAPNOUT iPad. Snímek obrazovky se uloží do knihovny alb. V dalším kroku v dialogu vložení obrázku vyberete tento snímek a vložíte do poznámky.

Fotky

Pro vkládání fotografie, která není ve Vašem archivu, ji musíte nejdříve pořídit klepnutím na symbol fotoaparátu. Evernote aktivuje vestavěnou kamerou (pokud máte iPad 2) a umožní vyfotit cílový objekt. Následně se vrátíte do editované poznámky, kam se vyfocený snímek vloží. Videa lze vkládat pouze u Premium účtu.

Detaily poznámky

K dokončení nové poznámky bychom měli poznámku pojmenovat, změnit či vybrat zápisník, do kterého chceme poznámku vložit, a zapsat či vybrat štítky, podle kterých bude v budoucnu možné poznámku rychle najít.

Tip: Poznámky je dobré už při vkládání opatřit štítky, které charakterizují obsah a účel. V budoucnu ji bude možné lépe vyhledat. Původní název za čas zapomeneme, ale z množiny štítků si vybereme ty vhodné a dostaneme se tak rychleji k hledanému obsahu.

Zobrazení

Jako většina aplikací pro iPad, i Evernote využívá možností zobrazení na výšku a na šířku. Nicméně jediný rozdíl v zobrazení je uspořádání oblastí seznamu poznámek a detailu právě zobrazené poznámky, kdy v režimu na výšku je seznam poznámek nahoře, v režimu na šířku pak vlevo.

Práce se zápisníkem

Aktuálně otevřený zápisník se zobrazuje, jak už bylo uvedeno výše, formou seznamu poznámek vedle nebo nad detailem poznámky – dle režimu zobrazení na výšku či na šířku. V obou případech máme k dispozici režim zobrazení náhledu jednotlivých poznámek nebo detailu, kde se kromě samotného náhledu zobrazuje název poznámky, datum uložení a použité štítky.

Poznámky lze také třídit podle data aktualizace, data vytvoření, popisu, zápisníku a geolokace (město a země).

Ovládací prvky

Ovládací prvky Evernote jsou rozděleny podle režimu zobrazení. Pokud pracujeme s celým zápisníkem, jsou v horní liště pouze dva prvky pro návrat na domovskou obrazovku, kde lze změnit zobrazovaný zápisník, globálně vyhledávat a pracovat se všemi poznámkami.

V dolní liště jsou pak převážně prvky ovládající poznámky samotné. Můžete synchronizovat aktuálně zobrazenou poznámku, smazat ji, sdílet přes E-mail, Twitter či Facebook nebo tisknout a také editovat. Po stranách je možné zvolit založení nové poznámky a synchronizovat všechny zápisníky nebo zobrazit nabídku rozšíření z webu Evernote. V ní mimo jiné najdete například aplikaci Genius Scan pro iPhone, která může pomoci při digitalizaci tištěných podkladů.

Ovládací prvky na hlavní obrazovce v horní liště umožňují přepnout mezi pohledy na zápisníky, poznámkami, štítky, místy a uloženým hledáním.

Vyhledávání

Vyhledávání v Evernote nepracuje pouze s textem jak by se na první pohled mohlo zdát. Za jeho největší přednost považuji schopnost vyhledat konkrétní text také v obrázcích. Třeba ve vizitkách.

Tip: Pokud vizitku neopisuji přímo do adresáře kontaktů, nafotím si ji do poznámky Evernote.

Vyhledávat lze na úrovni všech zápisníků nebo jen konkrétního. Kromě vyhledávání textu je možné v zobrazení Štítků vybírat poznámky seskupené podle konkrétního štítku nebo štítek zadat přímo do vyhledávacího pole. Vyhledávání podle Míst filtruje poznámky podle místa, kde byly pořízeny. Aby bylo sbírání souřadnic při pořízení poznámky možné, musíte mít povoleno použití GPS pro Evernote v nastavení zařízení, které to podporuje (iPad bez 3G modulu neobsahuje GPS chip).

Ovládání vyhledávání je zmíněno v kapitole o ovládacích prvcích.

Tipy na využití

Aplikace Evernote je správce poznámek. Situace, kdy ji optimálně využijeme, ale musíme najít sami. Pro inspiraci uvádím pár příkladů jak Evernote používám sám:

Evernote je pro mě primárně digitální archiv. Obecně do něj ukládám vše, k čemu se chci v budoucnu vrátit nebo budu opakovaně potřebovat.

Konkrétně to znamená, že do něj ukládám informace týkající se organizace firmy, kde pracuji, různé interní postupy a pokyny, které přišly mailem.

Vedu zde informace k projektům, na kterých pracuji a pracovní poznámky a zápisy před tím, než je zpracuji do finální a oficiální podoby. U zápisů velmi pomáhá možnost nahrávání. Co projekt, to zápisník.

Dostávám spoustu vizitek, které nafotím do Evernote, pokud je nepřidávám rovnou do adresáře kontaktů v mobilu.

Pokud jsem na cestách, fotím si adresu hotelu, jízdní řády místní MHD. V nákupních centrech místo, kde parkuji. Ano, jsem hlava děravá…

Evernote lze použít na evidenci nákupního seznamu. Postupně shromáždíme položky a pak je jen projdeme v příslušném obchodě.

Při rozhodování o nákupu může Evernote sloužit ke sběru webových stránek a následně pomoci při rozhodnutí kde a co koupíme.

Pravidelně jezdím lyžovat do Alp. Seznam věcí, které si musím s sebou vzít, se víceméně nemění. Už jej netvořím stále znova a znova, má totiž své místo v Evernote.

Vaše složenky, smlouvy, pojistky, faktury, které musíte ukládat pro případ nesrovnalostí mohou klidně ležet někde v šanonu. Díky naskenované verzi v Evernote se k nim dostanete rychle a kdykoli.

Shrnutí

Evernote je velmi šikovný pomocník, naše další paměť, nástroj, který nám ušetří čas. Aby nám dobře sloužil, musíme věnovat čas také jeho organizaci a správně používat štítky a třídění do zápisníků. Jeho největší výhodou je synchronizace do všech myslitelných typů zařízení.

Jak jsem si zdůvodnil nákup iPadu aneb je možné použít iPad ve firmě?

22 komentářů

Díky tomuto blogu jsem dostal příležitost publikovat články o Apple v praxi také v tištěném časopise. Všechny články uveřejněné ve zmíněném časopise vychází z předchozích příspěvků na mém blogu. Až do článku, který právě čtete, jsem vycházel z vlastní zkušenosti používání produktů Apple.

Šéfredaktor zmíněného časopisu si ale objednal článek o možnostech použití iPadu v podnikové praxi. Musel jsem tedy začít pátrat po informacích. Níže uvedené řádky vychází z rozhovorů s kolegy, kteří iPad používají, z webu Apple, kde je uveřejněno několik případů využití ve firmách či institucích, mých zkušeností s aplikacemi pro iPhone, jejichž verze pro iPad jsem studoval v iTunes App Store.

Jakmile jsem článek dopsal, uvědomil jsem si, že mám v ruce argumenty jak si zdůvodnit nákup iPadu. To, že ve stejné době Apple představil iPad 2, tyto argumenty jen posílilo. iPad 2 mám rezervován a netrpělivě očekávám pátek, 25. března. Pokud Vás zajímá jak chci iPad využít ve svém zaměstnání, směle čtěte dále.

Wifi nebo i 3G

Jeden z argumentů proti nákupu iPadu byla nutnost koupě výrazně dražší 3G verze  a nutnosti „živit“ další datový tarif. Bez připojení k internetu i na cestách jsem si totiž nedokázal práci s tímto zařízením představit. Uvedením iOS 4.3 s funkcí personal wifi hotspot se tento argument rozpadl v prach.

Pravda, aktivovaný wifi hotspot mému iPhone 4 odebere více drahocenné energie, ale na druhou nepředpokládám intenzivní využití mimo dosah zásuvky. Pro někoho možná nepohodlné řešení, já ho ale hodlám akceptovat.

Zároveň osobní wifi hotspot řeší synchronizační problémy aplikací, které je mezi platformami možné synchronizovat pouze pomocí wifi sítě. Většina podnikových wifi sítí totiž synchronizace nepodporuje.

A teď už k samotnému iPadu a aplikacím.

iPad pomocník v práci

Pro koho je vlastně iPad vhodný? Pokud jste často pracovně na cestách a na notebooku zpracováváte texty, tabulky, prezentace a vyřizujete poštu, pak Vám iPad ulehčí tašku a zastane všechny zmíněné činnosti. Jeho nevýhodou je dotyková klávesnice. Krátké texty s ní určitě bez problémů zpracujete, ale cokoli delšího už nebude tak pohodlné jako na plnohodnotné klávesnici. Bude Vám totiž scházet mechanická odezva kláves. A přiznejme si, že způsob psaní diakritiky není zrovna nejšťastnější. Majitelé zařízení s iOS vědí o čem mluvím. Fakt je ten, že Vás takováto klávesnice donutí vyjadřovat se stručně. Určitě nebudete psát dlouhé maily. :-)

Porady

iPad docela dobře využijete k psaní poznámek, během pracovních schůzek. Na krátké poznámky bude dostačující.

Pořizování poznámek můžete posunout ještě o krok dál. Vzhledem k tomu, že iPad disponuje mikrofonem, můžete s příslušnou aplikací jednání přímo nahrávat. Pak Vaše poznámky nabudou nového rozměru. Neunikne Vám tak ani slovo. Jen tak namátkou, aplikace SoundNote Vám umožní psát si poznámky, kreslit náčrtky a zároveň bude nahrávat audio záznam jednání. Můžete označit klíčová slova a právě nahrávaný zvukový záznam tak klíčovat a později se k němu vracet.

Podklady

Jistě namítnete, že bez podkladů k jednání to nejde. A ty máte uloženy na svém počítači. Takže pokud si s sebou nevezmete notebook, budete je muset vytisknout.

To ovšem není třeba. Podklady připravené na počítači můžete bez problémů zobrazit a upravovat na iPadu. Ať už se jedná o texty, tabulky nebo celé prezentace, existuje software, který Vaše potřeby jistě pokryje.

Stejně tak můžete zobrazit podklady, které Vám zašle kolega či obchodní partner.

Tabulky

Práce s tabulkami a vzorci je tabletu naprosto přirozená. K pohybu mezi buňkami nepotřebujete žádná kurzorová tlačítka či myš. Prostě se jen dotknete prstem přesně na té buňce, kde chcete psát. Je to velmi přirozené a až neskutečně návykové.

Jaký software ale použít? Přímo se nabízí Numbers z balíku iWorks od společnosti Apple. Dokáže otevřít soubor ve formátu Excelu, ovšem neumí soubor do tohoto formátu ukládat. To je nevýhoda při sdílení, které tak zajistíte pouze exportem do formátu PDF. Ten však dále nelze upravovat. Další alternativy si netroufám posoudit, protože je neznám. Osobně ale Numbers preferuji už proto, že je používám také na MacBooku.

Numbers

Text

Jednoduché texty napíšete v aplikaci Poznámky, která je součástí iOS. Pokud ale budete chtít pracovat s velkými dokumenty, bude vhodné sáhnout po nějakém větším textovém editoru. Zůstal bych u Applu a zvolil Pages, další aplikaci z kancelářského balíku iWorks.

Stejně jako výše zmíněné Numbers umí otevřít formát Excelu, umí Pages otevřít formát Wordu. Následně upravený dokument můžete odeslat zpět uživatelům Wordu. A to jak ve formátu DOC, tak ve formátu PDF.

Pokud se občas potřebujete věnovat kreativnímu psaní a nebýt absolutně ničím rušeni, je vhodný textový editor s názvem WriteRoom, který funguje v celoobrazovkovém režimu. Neobtěžuje Vás žádnými funkcemi navíc kromě základního formátování. V celoobrazovkovém režimu nevidíte žádné menu, pouze černou plochu displaye a Váš rozepsaný text.

V Apple Appstore najde množství dalších editorů. Stačí si jen vybrat to, co Vám nejvíce vyhovuje.

Prezentace

Třetí a poslední aplikace z balíku iWork je Keynote. S ní můžete nejen číst prezentace vytvořené v Keynote 09 nebo PowerPoint, ale také je dále upravovat nebo vytvářet úplně nové. Pouhým prstem dokážete efektivně tvořit jako byste pracovali s tužkou a papírem.

Distribuci hotové prezentace zajistíte buď sdílením přes iTunes nebo odesláním přes email či přes službu iWork.com. Ostatně stejně tak můžete iWork.com využít k distribuci textového dokumentu v Pages nebo tabulky v Numbers.

Z iPadu můžete prezentaci také spouštět. A to buď na speciálním adaptérem připojenou TV nebo data projektor.

Myšlenkové mapy

Samostatnou kapitolou jsou myšlenkové mapy. Zatímco v případě iPhone považuji tvorbu myšlenkových map za neefektivní, protože dotyková obrazovka iPhone je k této činnosti příliš malá, u iPadu je použití velmi pohodlné a opět velmi podobné tradiční tužce a papíru.

Doporučuji aplikaci MindNode, která existuje i ve verzi pro počítače Mac a spolu se synchronizují prostřednictvím webové služby DropBox.

Komunikace

Mail

V jednom z předchozích článků jsem zmiňoval aplikaci Mail na iPhone. Ta na iPadu vypadá téměř stejně. Jen díky větší obrazovce je s ní práce mnohem pohodlnější. V režimu naležato máte k dispozici vlevo přehled všech doručených zpráv, vpravo pak otevřenou právě tu, na které se nachází kurzor. Narozdíl od iPhone můžete přílohy jako PDF či Office dokumenty otvírat přímo a v přes celou obrazovku.

Přílohy můžete též ukládat pro pozdější prohlížení či editaci.

Podržení prstu na adrese odesílatele Vás přenese do Google Maps a označí adresu přímo na mapě.

Instant messaging

K on-line komunikaci lze využít celou řadu aplikací dostupných též na iPhone. Určitě je třeba zmínit Skype, který umožňuje IP telefonii a v kombinaci s právě uvedeným iPad 2 také video hovory, protože iPad 2 disponuje kamerou.

K textové komunikaci pak poslouží například IM+, která sdružuje snad všechny myslitelné protokoly včetně Skype (ne volání) a Facebook chat.

Co na iPadu zatím nenajdete je Microsoft Messanger nebo Microsoft Communicator. Pokud jej tedy využívat coby firemní standard jako můj zaměstnavatel nebudete při používání iPadu touto službou dosažitelní.

GTD

Metodu GTD používám nejen v práci, ale i v běžném životě. Již jsem se zde na blogu zmiňoval o aplikaci Things. Výrobce dodává také verzi pro iPad. Je mnohem bohatší než verze pro iPhone a práce s ní se více blíží verzi pro Mac OS X.

Slabinou této aplikace byla synchronizace mezi jednotlivými klienty. Existuje totiž pouze jediná cesta jak úkoly mezi zařízeními synchronizovat. A to prostřednictvím wifi sítě. Pokud se ale nacházíte v zaměstnání, dost pravděpodobně se Vám synchronizace nezdaří. Je to dáno restrikcemi ve firemních sítích.

Ovšem s příchodem iOS 4.3, je možné zřídit výše zmíněný osobní wifi hotspot na iPhone 4 a k němu připojit další zařízení. Takto vytvořená osobní síť Vám umožní záznamy v Things synchronizovat prakticky kdekoli.

Dodavatel Things už několik měsíců pracuje na vlastním řešení synchronizace, doufejme, že brzy bude k dispozici ještě pohodlnější postup. Tipuji, že půjde o nějaké cloud řešení.

Skupinové použití

Všechny zde uvedené aplikace jsou primárně směřované k individuálnímu využití. Na internetu je ale k dispozici nepřeberné množství případů firemního využití iPadu. Ať už v rukách policistů, lékařů, prodejců, manažerů atd.

Zaujala mě ale myšlenka jednoho kolegy, kterému tímto děkuji za inspiraci.

Jak dnes probíhá příprava podkladů k firemním poradám? Někdo z pověřených pracovníků podklady připraví a ve formě textového dokumentu nebo prezentace je ve finále vytiskne v odpovídajícím množství kopií a rozdá na začátku jednání.

Jak už to ale chodí, na poslední chvíli se zjistí, že v podkladech něco schází. Tvůrce podkladů si chybějící informace sice doplní, ale už poklady vzhledem k termínu zahájení schůzky nestihne znovu vytisknout a hromadně distribuovat. Pracovní poklady účastníků jednání tedy nejsou úplné.

Jak se tomuto vyhnout?

Představte si, že máte k dispozici sadu iPadů určených coby čtečky pro podklady schůzek. Prostřednictvím jednoho účtu cloud služby např. DropBox do všech zařízení synchronizujete potřebné podklady. Pokud dojde k výše popsané situaci, stačí pouze do cloudu nahrát aktuální data a rázem je mají všichni účastníci ve svých iPadech.

Namítnete, že to by se muselo zbytečně vytisknout tuny papíru, aby se vyrovnaly náklady na pořízení iPadů a tonerů do tiskáren a papíru. Jistě máte pravdu. Ale nejde o náklady obou řešení. Jde o dostupnost aktuálních informací a efektivitu.

Je toto budoucnost firemních porad? Myslím, že ano.

Závěr

Tak teď už víte jak budu iPad používat ve své profesi. A samozřejmě se také moc těším na iMovie a GarageBand :-)

Používáte iPad i jinak než pro zábavu? Podělte se o své zkušenosti v diskusi pod článkem. Děkuji.

A jen tak mimochodem, budu si muset vážně promluvit s šéfredaktorem. Protože jestli to bude takhle pokračovat, bude moje komerční psaní spíše prodělečnou záležitostí – pokud si pokaždé při dopsání článku zdůvodním, proč si tu kterou hračku pořídit. :-)

Zdroj:

kolega Vláďa (díky)

Apple.com – iPad in business

Mít vše hotovo.cz – Elektroničtí pomocníci (Lukáš Gregor)

iPhone v korporátním prostředí

16 komentářů

V dnešním článku se budu věnovat využití mobilního telefonu iPhone ve firemním prostředí. Zaměřím se na propojení s firemní poštou, na synchronizaci dat mezi počítačem a telefonem, na užitečné aplikace a k tomu přidám několik tipů, o kterých možná nevíte.

Četl jsem spoustu názorů, že iPhone není smartphone do firemního prostředí, že to není manažerský telefon. iPhone používám už třetím rokem a nemám pocit, že by mi na něm něco podstatného chybělo. Ba právě naopak svou jednoduchostí mi vyhovuje. Nemusím se zabývat detailním laděním a nastavováním. Tak jak jsem ho před více jak dvěma lety nastavil, tak stále funguje.

Firemní pošta

Asi nejdůležitější věc, kterou byste chtěli přenést ze svého počítače do mobilu, je firemní elektronická pošta. Několik posledních verzí operačního systému iOS obsahuje vylepšeného poštovního klienta, který umí řadit zprávy do vláken. Pro tento typ zařízení je to podle mého názoru velmi užitečné. Na malém displayi tak vidíte více zpráv od různých příjemců a zároveň neztrácíte přehled o tom, že někdo z adresátů také odpověděl na zprávu, kterou jste odeslali nebo obdrželi.

Konfigurace

Jak se ale dostat až ke čtení firemní pošty na telefonech iPhone? Ze všeho nejdřív je třeba nastavit propojení na poštovní server Vaší firmy. Apple do telefonu zakomponoval podporu poštovního serveru Microsoft Exchange. V nastavení telefonu, části “Mail, kontakty, kalendáře,…” najdete možnost “Přidat účet”. Zde vyberete hned první možnost Microsoft Exchange, doplníte požadované údaje včetně autentizace do firemní domény a máte hotovo.

Přidat účet

Po návratu na základní obrazovku uvidíte nový poštovní účet s názvem, který jste mu předtím definovali. Po jeho otevření si pak můžete zvolit, zda spolu s poštou chcete synchronizovat také kontakty a kalendáře uložené na Vašem firemním poštovním serveru.

Poštovní klient obsahuje ještě další nastavení týkající se počtu zpráv, způsobu doručení atd. V tento okamžik to ale pro základní použití není důležité, protože od tohoto okamžiku můžete poštovního klienta používat bez nutnosti synchronizovat firemní kalendáře a kontakty prostřednictvím aplikace iTunes a kabelu.

Hlavní výhodu takto konfigurovaného poštovního účtu vidím v možnosti mít v každém okamžiku všechny události a kontakty dostupné jak v telefonu, tak v počítači. Je tedy jedno kde vytvoříte nový kontakt. Pokud jste připojeni k internetu (a firemnímu poštovnímu serveru), data se synchronizují zcela automaticky.

Základní nastavení Exchange

Schránky a pravidla

Poštovních účtů můžete mít v telefonu konfigurováno více. Přehled o nich získáte náhledem na “Všechny příchozí” schránky. Vidíte tak všechny doručené zprávy do inboxů všech poštovních účtů. Ovšem pozor na používání pravidel. Pokud máte na poštovním serveru nastavena pravidla, podle kterých se příchozí zprávy rovnou třídí do různých složek, telefon Vás na tyto zprávy neupozorní zobrazením počtu zpráv u ikony poštovního klienta a zprávy rovnou přenese do příslušných složek. Když si budete chtít přečíst, budete se muset k nim “proklikat”. To považuji za zbytečnou komplikaci.

Osobně mám pravidla vypnutá a až na výjimky je nepoužívám. Všechny zprávy tedy padají do inboxu a tam jsou, dokud je nezpracuji.

Kontakty

iPhone disponuje vlastní aplikací “Kontakty”. Zde najdete veškeré kontakty, které se do mobilu dostaly synchronizací z poštovních účtů (Exchange, Gmail, atd.) nebo byly přidány lokálně přímo v telefonu. Jak jsem zmínil výše, pokud nakonfigurujete připojení poštovního klienta k Vašemu účtu na Exchange serveru, všechny kontakty přidané do skupiny Vašich kontaktů na Exchange serveru uvidíte na všech zařízeních připojených k poštovnímu účtu.

Sloučení kontaktu

Už se Vám někdy stalo, že jste měli kontakty uložené hned několikrát? U mě je to typický problém. Seznam kontaktů přenáším z jednoho zařízení na další už aspoň patnáct let. A díky několika systémům a nedokonalé synchronizaci se mi podařilo některé kontakty duplikovat. U iPhonu je to jedno. Umí totiž sdružovat stejné kontakty z různých zdrojů. Ve výsledku to znamená, že pokud máte kontakt “Franta Novák” uveden v různých zdrojích (Microsoft Exchange, Gmail,…) a mají aspoň jeden společný atribut (telefonní číslo nebo email), iPhone je automaticky sdruží do jednoho záznamu a dá vám o tom informaci v podobě speciální sekce v detailu kontaktu, kde uvede zdroj kontaktu (Exchange, Gmail,…) a jeho jméno a příjmení. Pokud na jméno kliknete, dostanete se k detailu kontaktu a sami rozhodnete, zda takto propojené kontakty zachováte nebo je od sebe oddělíte.

Tip: Tato funkce se ovšem dá využít i obráceně. Například pokud chcete z nějakého důvodu oddělit pracovní a soukromý kontakt do dvou záznamů. Při úpravě detailu kontaktu máte možnost vizitku propojit s jinými kontakty.

Vyhledávání

K vyhledávání v seznamu kontaktů slouží pruh abecedy vpravo. Tento způsob se dá použít v případě, že hledáte jméno začínající písmenem, které ve sloupci vyberete. Nicméně to není příliš rychlé zvlášť v případech, kdy u daného počátečního písmene máte několik desítek jmen.

Jak rychle vyhledat kontakt? Stačí kliknout na stavový pruh v telefonu, seznam kontaktů se rychle vrátí na začátek a uvidíte vyhledávací pole, kam zadáte několik prvních písmen jména, příjmení nebo jen část telefonního čísla či firmu. To záleží na Vás.

Tip: Co dělat když potřebuji zavolat kolegovi jehož telefonní číslo nemám ve svém seznamu kontaktů? Pokud je telefon připojen k poštovnímu účtu na Exchange serveru, pak je možné informace o kolegovi vyhledat přímo tam:

V aplikaci Kontakty vlevo nahoře kliknete na “Skupiny” a v seznamu skupin vyberete jméno Vašeho emailového účtu (většinou to bývá přímo e-mailová adresa). Zobrazí se vyhledávací pole a klávesnice. Zde zadáte hledaný výraz a pokud jste připojeni k internetu, aplikace Vám nabídne seznam vyhledaných kontaktů. Pak už stačí jen kliknout na kontakt, zobrazit detail a kolegovi zavolat na vybrané telefonní číslo nebo mu napsat SMS či e-mail.

Přístup do firemní sítě

Pokud se řadíte mezi “Nomády moderní doby” a Vaše pracoviště je prakticky kdekoli, nevyhnete se situacím, kdy potřebujete přístup k firemnímu intranetu nebo přímo do interní sítě Vaší společnosti. Pokud Vám zaměstnavatel umožňuje přistupovat do interní sítě prostřednictvím VPN, můžete pro přístup použít také iPhone. Disponuje totiž protokoly L2TP, PPTP a IPSec. V nastavení telefonu, sekce Obecné/Síť/VPN můžete konfigurovat připojení k VPN Vaší firmy. Detaily k nastavení získáte od správce Vaší firemní sítě.

Vyhledávání v telefonu

Společnost Apple do operační systému iPhonu zakomponovala velmi efektivní způsob vyhledávání, který používá v Mac OS X, operačním systému svých počítačů. Jde o fulltext vyhledávač, umožňující velmi rychle najít informaci dle vyhledávacího kriteria ve všech skupinách dat, které máte v mobilu uloženy.

Službu Spotlight najdete vlevo od domovské obrazovky telefonu prostým pohybem prstu po obrazovce zleva doprava a nebo stisknutím tlačítka “Home”, pakliže jste na domovské obrazovce.

Konfigurace

Aby vyhledávání pomocí Spotlight fungovalo, je třeba jej nejdříve správně nastavit. V nastavení telefonu, menu “Obecné/Hledání ve Spotlight” prostým dotykem na položce aktivujete vyhledávání v dané sekci. Pokud si přejete změnit řazení vyhledaných oblastí, pak stačí podržet položku vpravo na symbolu tři vodorovných čar a táhnout ji na novou pozici.

Jakmile vyhledávání aktivujete, systém provede indexaci uložených dat (což může nějakou dobu trvat) a Vy máte k dispozici velmi efektivní systém pro rychlý přístup k Vaším datům.

Použití

Službu máme konfigurovánu, můžeme ji tedy začít používat. Výše uvedeným způsobem otevřeme obrazovku s vyhledáváním Spotlight. Do vyhledávacího pole zadáme hledaný výraz a ve zlomku vteřiny získáme výsledky roztříděné podle oblastí a nastavených priorit.

Vyhledávat můžete v kontaktech, aplikacích, hudbě, poznámkách, poště, událostech nebo SMS zprávách.

Pokud v telefonu nenajdete správné výsledky, můžete kliknutím na “Hledat v Internetu” přejít do prohlížeče Safari. iPhone automaticky přenese také hledaný výraz a spustí Vámi nastavený vyhledávač (Google, Yahoo! nebo Bing).

Případně můžete hledat stejný výraz ve Wikipedii, kam se dostanete podobně jako do Vašeho internetového vyhledávače.

Tip: Pokud potřebujete rychle vyhledat kontakt a zavolat, není rychlejší způsob než zadáním vyhledávacích kriterií přímo do Spotlight. Následným klepnutím na detail výsledku hledání se dostanete přímo ke kontaktu a můžete telefonovat, psát SMS atd.

Užitečné nástroje

Dosud jsme se věnovali pouze aplikacím, které jsou součástí iOS, tedy dostanete je s telefonem. Nyní bych chtěl zmínit několik užitečných aplikací pro iPhone, které mi usnadňují profesní život. Všechny níže uvedené aplikace najdete v Apple App Store.

Genius Scan

Je aplikace, která umí “skenovat” dokumenty. Vyfotografujete dokument a následně zvolíte jeho výřez, zda má být černobílý nebo barevný. Můžete jej otáčet, oříznout, srovnat perspektivu. Následně je možné dokument uložit jako fotografii v knihovně telefonu nebo odeslat formou e-mailu.

Aplikaci využívám ke snímání tabulí a náčrtů pořízených během jednání s týmem či zákazníkem.

Evernote

Evernote je elektronický archiv. Patří mezi “cloud computing” aplikace, data ukládá na servery služby Evernote, na které si vytvoříte účet. Existují klienti pro platformy Mac OS X, iOS, Android, Windows, Windows Mobile a další. Do jakéhokoli z Vašich zařízení můžete pořizovat textové nebo multimediální poznámky, které následně sdílíte mezi ostatními zařízeními a máte je tak kdykoli a kdekoli k dispozici.

Vše, co bych kdy v budoucnu mohl potřebovat, jakoukoli informaci, uložím do Evernote. Zůstává mi tak jediný úkol, zapamatovat si kam jsem informace uložil.

iTimeSheet

iTimeSheet je aplikace pro všechny, kteří musí práci registrovat formou výkazů. Dovoluje velmi rychle zaznamenat prováděnou práci včetně hodinové sazby. Můžete definovat zákazníky, projekty a úkoly, analyzovat data nebo si takto připravit podklady k fakturaci. Zaznamenanou práci je možné exportovat ve formátu csv, který dále zpracujete v Excelu nebo jej můžete odeslat ve formě tabulky v těle e-mailu.

Takto rychle zaznamenám práci a jakmile mám čas a klid, záznamy přenesu do firemního systému. Jsem si jistý, že kdybych si dal práci a přesně přenesl zákazníky, názvy projektů a úkolů z firemního systému, připravím tak v iPhone data pro import přímo bez nutnosti dalšího přepisu.

Má práce vyžaduje plnění několika úkolů denně na více projektech a iTimesheet mi pomáhá vést přesné záznamy aniž bych musel neustále spouštět interní podnikový systém, který správně funguje pouze v Internet Exploreru a na mém počítači Apple MacBook Pro jej bez virtualizace Windows nespustím.

Things

Ve spojení s aplikací Things na počítačích Mac je to velmi silný nástroj. Umožňuje zaznamenávat úkoly a synchronizovat je s aplikací na počítači. Aplikace Things ctí metodu timemanagementu GTD. Na rozdíl o výše uvedených aplikací je ovšem klienta pouze pro iPhone a Mac OS X.

Věřím, že pokud jste před čtením tohoto článku měli pochybnosti o využití Apple iPhone v pracovním procesu, podařilo se mi je rozptýlit.

Jaké aplikace v iPhone pro práci používáte Vy? Prosím vyjádřete se v diskusi pod článkem.

Plánování a řízení projektu v aplikaci Merlin – díl druhý

Žádný komentář

Minule jsme si ukázali, jak můžeme pomocí aplikace Merlin projekt naplánovat. Nyní projdeme ostatní nástroje aplikace. Včetně těch zásadních, které uživatelům Mac OS X umožní sdílet projektové plány s ostatními kolegy pracujícími na počítačích s operačním systémem Windows.

Elements neboli vše na jednom místě

Máme definovány úkoly, termíny, milníky, lidi i materiál, takže bychom se mohli pustit do realizace projektu. Ano, mohli. Jenže Merlin toho nabízí mnohem víc.

Díky možnosti přiřadit k jednotlivým aktivitám události z kalendáře, soubory, krátké poznámky, problémy či rizika převádí většinu každodenní práce PM do jednoho místa.

Pokud pracujete v roli projektového manažera, jak často používáte Váš nástroj na plánování a řízení projektu? Jedenkrát či dvakrát týdně? Já jej prakticky používám denně. A to díky možnosti mít všechny informace dostupné na jednom místě i když jsou fyzicky uloženy na vícero místech.

Události

Jak využít propojení s kalendářem iCal? V průběhu projektu nastanou důležité milníky, které bude nutné včas hlídat. A který nástroj Vás na to automaticky upozorní? Váš kalendář. Proto považuji možnost propojit například úkol testování s událostí v kalendáři za velmi užitečnou.

Checklist

Seznam kroků neboli checklist je užitečným rozšířením informace o aktivitě či úkolu. Pokud bych jako projektový manažer měl do plánu projektu psát hodinové úkoly, plán by byl sice detailní, ale rozsáhlý a nepřehledný. K tomuto účelu mohu využít právě checklist, kde uvedu důležité kroky aktivit. Nebo zde uvedu všechny důležité přípravné kroky, které je nutné provést během realizace úkolu.

Dokumenty

Součástí projektu je dokumentace. Ať už jde o dokumenty pomocné, sloužící pouze k realizaci, průběžné, které v průběhu projektu předáme zákazníkovi nebo finální, které jsou součástí smluvní dodávky projektu, všechny mají jedno společné. Dříve či později jich bude několik verzí. Jak nám pomůže Merlin? U konkrétních aktivit můžeme evidovat vztažené dokumenty, jejich stav, verzi, autora a další detaily. Merlin v žádném případě nenahradí DMS Vaší firmy, ale pomůže Vám udržet si přehled o dokumentech, které souvisí s dodávkou Vašeho projektu.

Poznámky

Informace o projektu se nedozvíte jenom z mailů, zápisů z jednání či telefonních hovorů. V kuchyňce u kávy se jen tak mimochodem můžete dozvědět informaci, kterou by bylo škoda ztratit. Můžete ji sice napsat na nalepovací štítek a postupně si tak vyzdobit okolí svého monitoru, ale nebezpečí návštěvy příliš aktivní uklízečky by Vás mělo od tohoto kroku odradit. Merlin Vám umožní zapsat si krátkou poznámku ke konkrétní aktivitě, abyste ji mohli v pravý okamžik použít.

Problémy

Ideální bezproblémový projekt existuje pouze v pohádkách pro začínající projektové manažery. V každodenní činnosti narazíte na spoustu problémů, které bude třeba vyřešit. Což samo o sobě bývá jednodušší než uřídit vyřešení tak, aby bylo efektivní. Pomocí elementu Issue můžete k aktivitám identifikované problémy přiřadit, evidovat kdo je reportoval, kdo je řešitel, datum vyřešení, úložiště detailních informací, stav řešení a mnoho dalších údajů, které při bližším zkoumání jistě shledáte užitečnými.

Rizika

Posledním elementem je riziko. Běžnou praxí bývá, že se rizika evidují v tabulce v excelu či podobném nástroji. Což samo o sobě není vůbec špatně. Špatně by bylo, kdyby se rizika vůbec neřídila.

Risk Inspector

Merlin opět jako v předchozích bodech umožňuje vztáhnout riziko ke konkrétní aktivitě a efektivně ho řídit. Prakticky podporuje celý životní cyklus rizika. Umožňuje jeho kvalifikaci, kvantifikaci, plánování zmírnění či eliminaci.

Podporu řízení rizik považuji za vůbec nejužitečnější část celé funkčnosti Elements.

Ukažme si založení rizika v praxi. V našem příkladovém projektu označíme aktivitu “Dodávka materiálu” (ID 18) a klikneme vpravo nahoře na ikonu kancelářské spony. Tím otevřeme okno se seznamem elementů. Kliknutím na tlačítko “+” na pravé straně okna s elementy otevřeme dialog pro založení nového elementu a vybereme možnost rizika. Řekněme, že dodávka materiálu se může zpozdit, což ovlivní celkový termín dostavby domu. Přistoupíme tedy k identifikaci tohoto rizika.

Do vzniklého řádku doplníme “Title” rizika a “Review Date”. Dále se přesuneme do okna “Risk Inspector” a doplníme detaily rizika. Nejprve kvalifikaci: “Risk Group”, “Probability”, “Risk Group”, “Found by”, “Responsible” a “Risk Description”.

Risk Costs

Následuje přesný popis rizika neboli “Description”: “Jestliže dojde ke zpoždění dodávky zdícího materiálu, bude to mít vliv na termín dostavby domu, vytížení lidí a návazné termíny prací dalších dodavatelů.”

Nyní je třeba riziko kvantifikovat, tedy určit (vyčíslit) jeho míru dopadu do projektu. V sekci “Risk Impact” vyplníme položky “Scope”, “Cost” a “Deadline”. Na základě zadání těchto tří základních parametrů podpora řízení rizik vypočte míru rizika –  “Risk Factor”. Jak je uvedeno na obrázku okna “Risk Inspector”, systém vypočetl rizikový faktor jako vysoký. Rizikem je tedy třeba se dále zabývat.

Navrhneme akci, která povede ke zmírnění dopadů rizika. Popis kroků uvedeme do pole “Actions”. V našem případě navrhujeme: “Předobjednat dodávku na termín o 3 týdny bližší. Zjistit, zda je možné nakoupit u jiného dodavatele s pevnějšími termíny dodávky.”

Pakliže nám to podmínky umožňují, můžeme vyčíslit náklady spojené se zmírněním rizika. Přepneme na další záložku, kde se nachází “Risk Cost Inspector”.

Řekněme, že rozdíl v ceně materiálu bude činit 30 000 Kč. Uvedeme tyto náklady do přehledu a nastavíme položky “Billable”, “Type”, “Status” a “By”.

V průběhu projektu budeme rizika sledovat = řídit a pracovat zejména se sekcí “Closing” na předchozí záložce a sledovat náklady s riziky spojenými.

Rozpočet projektu

Finance Inspector

Tvůrci aplikace Merlin dali velký prostor finančnímu řízení projektu. Rozpočet projektu je možné “budovat” ze shora dolů nebo ze zdola nahoru. Jinými slovy, můžete zadat velikost rozpočtu projektu pouze na nejvyšší úroveň, v našem případě cenu za dodávku domu ve výši 4 000 000 Kč nebo můžete náklady zaznamenat u jednotlivých aktivit a postupně dospět k celkové sumě za realizaci. Pro jednoduchost definujeme rozpočet pouze za celý projekt, tedy 4 000 000 Kč a jednotlivé celky jako je “Hrubá stavba”, “Střecha” atd. Na obrázku “Finance Inspector” vidíte jak se požadovaný rozpočet (“Requesting Person” “manžel”) schválený (“Approving Person” “manželka”) rozděluje na dvě části. A to distribuovanou “Distributed” a nedistribuovanou “Undistributed”. Z toho je jasné, jakou část finančních prostředků jsem rozdělil na jednotlivé části stavby. Samozřejmě, kdyby se jednalo o reálný projekt, vycházelo by se z kalkulace nákladů. Celou finanční složku můžeme zjednodušit a započítat pouze cenu práce – hodinovou či denní sazbu jednotlivých rolí. Pak do rozpočtu nezapočteme materiál, protože ten vlastně do stavby zabudujeme. To cena práce nás může stát více v případě, že zedníci na stavbě stráví více času než bylo plánováno. Samozřejmě v reálné situaci bychom měli počítat s vícenáklady za materiál, protože svět není ideální.

V sekci “Expected Cost” budeme během realizace projektu sledovat očekávané náklady. V sekci “Actual Cost” zase uvidíme aktuální stav nákladů dle vývoje probíhajících aktivit.

Interakce s okolím – publikování

V oblasti publikování nabízí Merlin několik možností.

Můžete projekt nasdílet svým kolegům, kteří stejně jako Vy používají aplikaci Merlin. Budou tak pracovat s projektem, který je fyzicky uložen ve Vašem úložišti. Je možné jim omezit práva pro manipulaci s daty. Sdílení zapnete v dialogovém okně “Publish” kliknutím na ikonu megafonu. Zástupce sdíleného projektu pak přetáhnete na poštovní program či jakýkoli jiný komunikační program Vašeho Maca a pošlete kolegovi. Sdílení není nijak časově či rozsahem projektu omezeno.

Sdílení projektu

Druhou možností je publikovat projekt přes modul webu, který v aplikaci Merlin obsažen. Stejně jako u předchozí možnosti rozešlete zástupce kolegům. Ti ale budou k plánu přistupovat prostřednictvím webového prohlížeče. Je jim umožněno měnit stav rozpracovanosti jednotlivých úkolů. Podporovány jsou prohlížeče Safari, Firefox a Internet Explorer (7 a 8). Touto formou sdílení umožníte prakticky všem členům týmu, bez ohledu na to, zda používají Mac OS nebo Windows.

Ve standardní verzi programu je ovšem tento typ sdílení časově omezen na 15 minut. Pokud požadujete sdílení nepřetržité, pak si budete muset připlatit za licenci web modulu. Každá licence obsahuje 10 paralelních připojení/pracujících klientů.

Třetí možností sdílení je prostřednictvím telefonu iPhone, na kterém musíte mít instalovánu aplikaci Merlin – Project Management. Tento typ práce s projektovým plánem ovšem považuji za nejméně efektivní. Spíše je to taková “frajeřinka” Aplikace je dostupná v Apple App Store a je zdarma.

Posledním způsobem publikování je prostřednictvím kalendáře iCal, která je součástí operačních systémů počítačů Mac. Vyberete uživatele/role, které chcete v kalendáři publikovat a synchronizací se do Vaší aplikace iCal dostanou nově vybrané kalendáře s úkoly přiřazenými jednotlivým rolím. Sice máte přehled o tom, co je plánováno na projektu rychlým pohledem do kalendáře, ale podle mého názoru to spíše do kalendáře zanáší chaos než by to něčemu pomohlo.

Interakce s okolím – export

Výše uvedená interakce s okolím se převážně týkala on-line přístupu k Vaším projektovým datům. Co ale v případě, že chcete plán někomu poslat a on nedisponuje aplikací Merlin?

Na výběr máte osm možností. A to OmniOutliner, Microsoft Excel (CSV), MS Project, iCal, XML, obrázek (PDF, JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP), MindMap (MindManager, NovaMind, FreeMind) a HTML. Nicméně pro mě osobně jsou nezajímavější právě tři. A to MS Project,  obrázek a HTML.

Export projektu

V případě MS Project preferuji XML formát, který exportuje bez chyby a načtení v MS Project je bez problémů. Příprava exportu je tak prodloužena o jeden krok, kdy XML formát musím otevřít a MS Project a následně uložit jako nový projekt. Takto vytvořený soubor odesílám adresátům. Tato cesta je pro mě jednosměrná. Úpravy v takto exportovaném plánu již zpět do původního nepřijímám. Adresáti plán dostávají pouze pro informaci.

V případě obrázku preferuji PDF, který je nejčitelnější, ale na druhou stranu v exportu je pouze Ganttův diagram, který toho o úkolech a jejich termínech moc neřekne.

HTML formát patří mezi ty přístupnější (ne všichni disponují instalací MS Project), přehlednější typy exportu. Ale ve standardní verzi Merlina je export bohužel omezen pouze na 40 aktivit. Větší projekty nemá smysl v tomto formátu exportovat. Plný export je umožněn po zakoupení licence Merlin Web Module.

Nejčastěji tedy využívám export do formátu MS Project.

Průběh projektu

Plánovací fáze je u konce. Projektový tým je připraven zahájit práci na projektu. Teď je na nás rozdělené úkoly formou publikování, exportů a přímého zadání, kontrolovat a průběžně monitorovat.

Merlin u každého úkolu zobrazuje sloupec “Flag status”. V automatickém režimu zobrazuje zelenou barvu pro hotový úkol, žlutou pro úkol splněný v předstihu a červenou pro úkol ve zpoždění. Stejnými barvami je zobrazena i “žížala” v Ganttově diagramu. Takto velmi rychle poznáme, zda je s úkolem něco v nepořádku a je třeba na něj zaměřit svou pozornost. Nastavení “Flag status” můžeme ručně změnit. To je užitečné v případě, kdy zdánlivě zpožděný úkol z nějakého důvodu odložíme či zpoždění je námi řízené. Pak by nás červená barva zbytečně rozptylovala.

Průběh projektu

Další důležitou součástí denního řízení projektu je bledě modrý pruh v Ganttově digramu, který zvýrazňuje aktuální datum. Na průsečíku této svislice a úkolů najdeme aktuální činnosti, které bychom měli řídit.

U těchto činností sledujeme stav rozpracovanosti, kterou aktualizujeme buď přímo ve sloupci “% Complete”, v kontextovém menu úkolu v Ganttově diagramu nebo okně “Actuals Inspector”. Osobně nejraději používám právě okno inspektora.

Na obrázku můžete vidět jak pracovat se stavem úkolů.

Aktualizace stavu úkolů samozřejmě není vše. V průběhu projektu pracujeme také s elementy projektu jako jsou rizika, problémy, dokumenty, alokace zdrojů atd.

Reportování stavu projektu

Součástí produktu Merlin je základní sada reportů. Ty sice pokrývají zásadní informace o stavu projektu, ale uživateli bohužel není umožněno reporty jednoduše dále rozšiřovat či vytvářet vlastní. V současné době pracuje výrobce produktu na nových reportech.

Reporty najdete v menu “File”. K dispozici máte tyto reporty:

“Budget/Cost Balance”, “Checklist Report”, “Classic Report”, “Cost Distribution”, “Information Report”, “Milestone Trend Report”, “Next Due Activities” a “Review Dates”.

Každý report lze poslat mailem, uložit na disk (HTML nebo PDF) nebo vytisknout.

Závěr

Aplikace Merlin poskytuje pro plánování a řízení projektu ucelenou množinu nástrojů, které určitě ocení každý projektový manažer pracující s počítači na platformě Mac OS X.

Plánování a řízení projektu v aplikaci Merlin

2 komentářů

Vážení čtenáři, moc děkuji za Vaši přízeň a reakce v komentářích. Jsou pro mě inspirací věnovat se dalším tématům. Na základě pozitivních reakcích prvního dílu seriálu Profesní život s Macem v IT firmě, kde jsem se zmínil o aplikaci Merlin, přináším článek, kde se chci tomuto nástroji projektových manažerů detailně věnovat.

Původně jsem zamýšlel napsat pouze jeden samostatný článek, ale opět jsem se trochu “rozvášnil” a textu mám na články dva. Takže dnes se dozvíte jak se dá projekt pomocí software Merlin založit. Příště se podíváme na několik speciálních funkcí, integraci s okolními systémy, zejména na platformu Windows a také na to, jak prakticky denně pracovat s plánem projektu.

Merlin

Merlin je software německé společnosti ProjectWizards sloužící k plánování a řízení projektu. Autoři tohoto nástroje tvrdí, že jej vyvíjí projektoví manažeři pro projektové manažery. Po roce používání musím tomuto tvrzení dát za pravdu.

Aplikace Merlin se prodává s několika rozšířeními. Rozšíření pro publikování projektových plánů na webu a klientský webový přístup, Merlin Server (podobně jako je řešení Microsoft Project Server) a v neposlední řadě rozšíření pro iPhone. Ceny základního software a možných rozšíření zde nebudu zmiňovat, pokud máte zájem, najdete je na webových stránkách výrobce: www.projectwizards.net.

Tip pro majitele počítačů Apple

Aplikaci si můžete stáhnout ve zkušební verzi. Umí úplně vše, co placená, pouze umožňuje pracovat s maximálně 40 úkoly v projektovém plánu. V následujících řádcích si vždy nejdříve vysvětlíme část funkčnosti a pak prakticky ukážeme jak s ní pracovat. Můžete postupovat krok za krokem se mnou.

Založení projektu

Merlin nabízí tři základní způsoby založení nového projektu. Můžete začít s prázdným souborem, použít šablonu nebo otevřít, tedy spíše importovat projekt z jiného formátu. U importu je na výběr celkem devět formátů. Osobně ovšem používám pouze dva. A to import z Microsoft Project a myšlenkové mapy FreeMind.

Po spuštění aplikace uvidíte modální okno, kde si můžete vybrat další akci. Na obrázku jsou vidět všechny možnosti zahájení práce s projektovým plánem. Pokud zvolíte možnost vytvořit projektový plán ze šablony, v nabídce kromě prázdného plánu najdete několik šablon připravených pro různé situace. Ať už jde o plán vytvoření a dodávky webu nebo nábor nových zaměstnanců. Nové šablony si můžete vytvářet sami z již vytvořených projektů.

Nejčastěji používám prázdný projekt nebo volím import pomocí volby otevření již existujícího projektu. V případě importu vyhrává myšlenková mapa. Je to výborný způsob jak projekt založit. Pomocí myšlenkové mapy velmi efektivně vytvoříte základní strukturu projektu, kterou pak Merlin respektuje a jednotlivé aktivity (jak se zde říká úkolům a fázím) podle ní seskupí.

Welcome obrazovka

Druhou, a pro interakci důležitější možností je importovat plán ve formátu Microsoft Project. Zde je ovšem třeba upozornit, že Merlin nerespektuje všechna nastavení plánu z formátu MS Project. Pokud budete mít v projektovém plánu zadány rozpočty, base line, rozdělené aktivity, WBS kódy, uživatelská pole, prolinkované projekty, vyvážení zdrojů, nebudou tyto hodnoty importovány. Z aktuálních hodnot projektu se do importu dostanou pouze aktuální datum zahájení a dokončení a % rozpracovanosti. Z toho plyne, že použití importu je vhodné pouze v případě, kdy projekt výše uvedené hodnoty neobsahuje nebo jste schopni ztrátu těchto dat obětovat.

Osobně mi tato omezení nevadí, protože jsem autorem všech plánů, které v aplikaci Merlin spravuji.

Vytvoření projektu

Jako ilustraci jsem si založil projekt s názvem “Stavba rodinného domu”. Na jednoduchém příkladu několika málo aktivit, zdrojů, rozpočtu a parametrů se zde pokusím demonstrovat jak se s tímto nástrojem pracuje.

Nejprve jsem zadal všechny aktivity projektu a seskupil je do skupin tak, jak plánuji jejich realizaci. Prosím, nehleďte na faktickou správnost jednotlivých aktivit, nejsem stavař. Jsem si jistý, že podle tohoto plánu byste dům nepostavili.

Základní obrazovka programu vypadá poměrně jednoduše a na první pohled se zdá, že je až příliš jednoduchý na profesionální použití. Zdání ovšem klame.

Kromě obligátního síťového grafu, správy zdrojů a jejich vytížení můžete spravovat rozpočet projektu, připojovat dokumentaci, seznamy akcí (checklist), evidovat a řídit rizika a problémy. Velmi užitečnou se jeví knihovna aktivit a fází, která ctí metodiku RUP.

Doplnění detailů aktivit a jejich vazeb

Detaily k jednotlivým aktivitám je možné doplnit přímo do sloupce s údajem o pracnosti a/nebo doby trvání. Pohodlnější je ovšem aktivovat okno “Inspector“ a údaje doplnit tam. „Inspector“ je okno se všemi parametry, které lze u aktivity nastavit. Obsah okna se mění podle toho, kterou ze záložek máte právě aktivní.

Aktivity projektu

Doplnit můžete údaje týkající se plánování úkolu jako je čas zahájení, dokončení, dobu trvání, časová omezení, prioritu, typ kalendáře. Na druhé záložce nastavíte vazby mezi předchůdci a následovníky. Třetí záložka obsahuje všechna nastavení týkající se rozpočtu, očekávaných i skutečných nákladů ve vztahu ke konkrétní aktivitě.

Za pomoci čtvrté záložky můžete průběžně monitorovat plnění úkolů. Najdete zde detailní informace o datech dokončení či množství zbývající práce.

Pátá záložka slouží k definici uživatelských polí. Veškeré poznámky k aktivitám můžete zapsat do pole na šesté záložce.

Nyní tedy můžeme doplnit dobu trvání a pracnost jednotlivých aktivit v polích “Work” a “Duration”.

Pracnosti aktivit

Vzájemné závislosti aktivit je možné doplnit několika způsoby. Nejvíce se nabízí označit dvě a více aktivit a volbou ikony nástroje zřetězení vytvořit vazbu. Pro vytvoření vazby právě mezi dvěma aktivitami volíme možnost tažení jedné aktivity na jinou. Nebo aktivujeme okno „Inspector“ a na záložce závislostí vazby vytvoříme vkládáním identifikátorů aktivit do polí „Predecessor“ a „Successor“. Typ vazby je možné měnit právě s využitím služeb okna „Inspector“. Stejnou funkčnost jako okno „Inspector“ nabízí přímo sloupce „Predecessor“ a „Successor“ v hlavním okně aplikace.

Osobně se mi nejvíce osvědčil první způsob, kdy mohu vazby vytvářet hromadně a velmi efektivně. Ostatní uvedené varianty používám pouze při jednotlivé změně závislostí.

Nyní tedy do našeho příkladu projektového plánu doplníme vazby mezi aktivitami.

Závislosti mezi aktivitami

Lidské a materiální zdroje

Inspector zdrojů

Zdroje, ať už lidské nebo materiální, jsou základním kamenem projektu. Výrobce aplikace Merlin věnuje práci se zdroji dost velký prostor. Správu zdrojů provádíme v okně „Resources“. Můžeme vytvářet skupiny zdrojů, importovat je z adresáře, doplnit údaje jako je role, sazba, maximální možná utilizace, individuální kalendář a mnoho dalších.

Proveďme tedy další krok. Do seznamu zdrojů si přidáme několik skupin jako jsou investoři Novákovi, stavební firma, stavební dozor, pokrývači… Fantazii se meze nekladou. Do vytvořených skupin přidáme konkrétní osoby a materiál. Pokrývači budou dva. Ještě chci upozornit, že jména a názvy firem jsou smyšlená a shoda s reálnými jmény je čistě náhodná.

Jakmile máme zdroje v projektu definovány, můžeme přistoupit k jejich přiřazení k aktivitám. Přiřazovat lze jednoho či více pracovníků nebo také celé skupiny k aktivitě nebo více aktivitám najednou.

Seznam zdrojů

Jak přiřadit zdroj k aktivitě? Máme tři možnosti. Tažením a upuštěním na aktivitu, přičemž jednotlivé pracovníky čerpáme z knihovny zdrojů (napříč všemi projekty), Adresáře Mac OS X nebo MS Exchange (Outlook/Entourage) a konečně z předem vytvořeného seznamu zdrojů (jak jsme provedli výše). Dále můžeme přímo editovat aktivitu a zdroj doplnit ručně označením aktivity a přes menu „Edit“ nebo kontextovou nabídku přiřadit. Poslední možností je přímý zápis do sloupce „Assigned Resources“.

Přiřazení zdrojů

Osobně mám nejraději první možnost, kdy tažením názvu zdroje ze zásobníku vpravo dole přesunu položku na aktivitu, které chci zdroj přiřadit. Ovšem za maximálně efektivní považuji možnost označit více aktivit a pak jeden či více zdrojů přetáhnout nad tyto aktivity a přiřadit je tak hromadně.

Jakmile máme zdroje přiřazeny, je třeba zkontrolovat jejich vytížení. K tomu slouží okno „Utilization“, ve kterém Merlin barevně indikuje, zda je zdroj vytížen dostatečně (zelená), málo (žlutá) nebo přetížen (červená). V případě přetížení zdrojů můžeme využít funkci „Resource Leveling“, která nám pomůže harmonogram upravit tak, abychom se přetížení zdrojů vyhnuli.

Utilizace zdrojů

Máme definovány úkoly, termíny, milníky, lidi i materiál, takže bychom se mohli pustit do realizace projektu. Ano, mohli. Jenže Merlin toho nabízí mnohem víc.

Příště si ukážeme, jaké další možnosti tento software pro plánování projektu nabízí, jak jej můžeme publikovat a sdílet s týmem či zákazníkem, a také jak můžeme projekt řídit na denní bázi.

Mac OS X Lion a trh s antiviry

9 komentářů

Pokud jste sledovali středeční Keynote, na které Apple představil několik málo funkcí z plánované nové verze operačního systému Mac OS X s kódovým označením Lion, nemohli jste si nevšimnout informace o uvedení App store pro Macy.


Jakkoli mě tato myšlenka na jedné straně znepokojuje, protože na první pohled vypadá, že nám někdo bere možnost svobodné volby, na straně druhé by mohla znamenat zásadní narušení budoucího vývoje v oblasti antivirových programů.

Když vezmeme v úvahu, že podíl Apple na U.S. trhu počítačů je 20% a dále roste (jak jsme se v Keynote také dozvěděli), dojde dříve nebo později k rozmachu škodlivého softwaru na naší oblíbené platformě. Což budou podmínky vhodné pro výrobce antivirových řešení. Obchod se rozběhne a antiviry ukrojí kus výkonu našim Macům.

Co ale znamená uvedení App store pro Mac platformu? Jestliže to bude jediný distribuční kanál software, bude logicky kontrolovaný Applem na vstupu. Jakou šanci pak bude mít škodlivý software v pronikání na naše stroje? A k čemu budou na našich počítačích antivirové programy?

Samozřejmě nepomine hrozba nákazy z dokumentů, různých trojanů a podobné havěti, kterou si můžeme nafasovat přes internetový prohlížeč.

Co si myslíte Vy? Zemře trh s antiviry dřív než vůbec zaznamená rozmach v Apple světě? Vyjádřete se v diskusi.

Profesní život s Macem v IT firmě – díl třetí

25 komentářů

Ve druhém díle článku o pracovním využití Macu jsem vám prozradil s jakými problémy se setkávám při pokusu svolat schůzku přes iCal napojený na MS Exchange Server, jakou aplikaci používám na podporu metody GTD a jak zápasím s office SW balíky a podle čeho volím zbraně (tedy aplikaci). Dnes se budu věnovat vnitrofiremním aplikacím, nástroji na podporu analýzy problému a několika jednoduchým nástrojům, které mi ulehčují práci.

Vnitrofiremní systémy

Jak je zmíněno v úvodu, můj zaměstnavatel využívá technologií Microsoft. A co víc, je také Microsoft Certified Gold Partner – takže jsem černá ovce. Nebo jablečná? :-)

Interní systém vykazování práce má postaven na .NET frameworku, který plně podporuje pouze Internet Explorer. V Safari sice pracovní výkaz otevřu, můžu i vykázat, ale tím to prakticky končí. A protože jsem projektový manažer, musím úkoly do systému také zadávat, alokovat lidské zdroje a pracovat s reporty interního systému. Tyto oblasti ale už Safari nezvládne. Tedy, použitý .NET framework nepodporuje webový standard.

V takové chvíli startuji Parallels Desktop a virtualizované Windows XP, abych mohl zvládnout úkoly v interních systémech. Úkoly, které musím zpracovat ve virtualizovaných XPéčkách sdružuji v Things pod stejným kontextem, abych je pak mohl zpracovat hromadně a nemusel mít spuštěný druhý operační systém celý pracovní den.

Ostatní zajímavé aplikace

Kromě v seriálu zmíněných, zásadních nástrojů používám k práci ještě další, méně významné, ale možná Vám budou inspirací anebo v diskusi pod článkem nabídnete lepší alternativy.

WriteRoom

Velmi jednoduchý textový editor, který umožňuje oprostit se od ostatních otevřených aplikací, které by mohly vyrušovat od práce. V základním nastavení nabízí WriteRoom černou obrazovku (fullscreen režim) a zelené písmo známé z dob terminálů a nebo filmu Matrix. Pokud píšu delší text a potřebuji se soustředit, spouštím WriteRoom a sázím zelená písmena na černou obrazovku… První verze tohoto seriálu vznikaly právě v tomto editoru.

V pracovním procesu WriteRoom používám také. A to zejména při formulacích důležitých mailů a také na schůzkách, kde minimum rozsvícených obrazových bodů snižuje spotřebu a tím pádem zvyšuje výdrž notebooku na baterii. Nikdy jsem spotřebu na baterii s WriteRoom neměřil, takže je možné, že větší výdrž je pouze můj mylný dojem. Máte někdo ověřeno?

Skitch

Nástroj na snímání aktuálního okna či obrazovky, který umožní jednoduché grafické úpravy. Používám jej pro doplnění šipek, kroužků a podobných poznámek. Nejvíce jej výužívám při dokumentaci nalezených chyb, když pomáhám týmu s testováním na projektech.

Timeline 3D

Nástroj na vytváření časových linií. Používám jej na vizualizaci projektových plánů do prezentací k zákazníkovi. Funguje tak, že si nadefinujete časovou osu, na kterou vkládáte důležité milníky (datum) a k nim můžete vložit multimediální obsah. Používám obrázky, které nějakým způsobem vyjadřují podstatu milníku. Třeba pro start projektu startující běžce, pro kontrolní body lupu, pro akceptaci cílovou pásku a tak dál.

Výslednou časovou osu je možné uložit jako statický obraz či obrázky a nebo video ve formátu QuickTime. Jde spíše o efekt, který oživí prezentaci a dokáže Vás odlišit od ostatních.

Evernote

V Evernote zaznamenávám veškeré materiály k archivaci, u kterých hrozí, že je budu v budoucnu potřebovat. Je to vlastně další z nástrojů podporující metodu GTD. To se pak vyplácí při vyhledávání informací, které chci znovu použít.

Analýza problému a brainstorming

Dost často potřebuji analyzovat postup řešení nějakého problému či se ujistit, že mám a vím o všem, co k realizaci zadání potřebuji. Anebo je třeba efektivně zaznamenat průběh brainstormingu pracovní skupiny. V těchto případech se velmi hodí nástroje podporující tvorbu myšlenkových map.

Osobně se mi osvědčil MindNode Pro. Je velmi jednoduchý na ovládání a umí exportovat do formátu FreeMind, což mi umožňuje sdílet výstupy s kolegy či zákazníky. Na přípravu struktury tohoto seriálu článků jsem také použil MindNode Pro:

Struktura článku v MindNode Pro

Organizace souborů na disku

Přiznám se dobrovolně, že i po roce a půl používání Mac OS X plně nevyužívám filozofie “uživateli nestarej se, kde jsou soubory fyzicky uloženy, prostě tvoř a pracuj”.

Zatímco v iTunes a Aperture mi tato filozofie vyhovuje, při práci se soubory nad projekty je to horší.

A zde bych byl rád, kdybyste se o své zkušenosti podělili vy, čtenáři. Vím, že Mac OS X obsahuje možnost barevně odlišovat soubory a složky. Apple ale už moc nedává tipy jak tuto funkčnost využít. Ano, mohu si barevně odlišit osobní a pracovní soubory/složky, ale to mi moc nedává smysl, protože je oddělím do adresářů.

Další možností je označovat odlišně rozpracované a hotové soubory/složky nebo třídit barevně soubory podle projektů.

Ve všech uvedených variantách mi ale schází efektivní provedení. Pomohl by Automator?

Máte někdo nějaký nápad či osvědčený postup? Podělte se o něj prosím v diskusi pod článkem.

Shrnutí

Když to shrnu, od platformy Windows se v mém případě nelze oprostit, protože některé specifické systémy a konkrétní formáty dokumentů pracují korektně pouze v prostředí Windows. Nicméně svého přechodu na Mac OS X nelituji, protože i přes tato úskalí mi přinesl zásadní zvýšení efektivity a pocit, že nesloužím počítači, nýbrž počítač slouží mně.

Od Vás, čtenářů, bych uvítal, pokud se v diskusi pod článkem podělíte o své zkušenosti a názory.

Profesní život s Macem v IT firmě – díl druhý

13 komentářů

V prvním díle článku o pracovním využití Macu jsem vám prozradil jaké aplikace používám pro plánování projektů a ke komunikaci s kolegy či zákazníky. Dnes se budu věnovat time managementu, reportingu a používání software balíků office. Tak pojďme na to…

Kalendář

Jak bylo zmíněno v prvním díle seriálu, iCal v kombinaci s kalendářem v iPhone stačí pro běžnou práci a přehled naplánovaných schůzek. Vzhledem k absenci Exchange Serveru 2007 SP1 bohužel nelze organizovat schůzky a zvát na ně kolegy a blokovat zasedačky. V komentářích jste se zmínili, že do kalendářů kolegů s Windows OS vidíte. (Díky za tuto informaci, asi někde dělám chybu a podívám se v čem je problém.) Dosud ale organizuji schůzky prostřednictvím webového klienta Exchange 2007 nebo přímo Outlooku spuštěného prostřednictvím Parallels Desktop ve virtuálním prostředí OS Windows XP.

Každodenní práce s úkoly

Po různých technikách time managementu, které jsem za léta praxe vyzkoušel, mi učarovala metodika GTD. Pomalu ji zavádím do praxe vlastní i projektového týmu. SW podporu plní aplikace Things a to jak ta pro Mac, tak ta pro iPhone. Právě integrace aplikace Things do OS X prostřednictvím klávesových zkratek a modálního okna je ten hlavní důvod, proč ji používám. Prakticky kdykoli mě něco napadne, okamžitě tisknu SHIFT+CTRL+T a do modálního okna zapisuji myšlenku, nápad či úkol. Pro tuto chvíli na něj okamžitě zapomínám a vrátím se k němu v okamžiku, kdy třídím úkoly v Inboxu aplikace Things. Zde úkol naplánuji nebo okamžitě řeším. Ale to je více metodika GTD a o té jako takové zde psát nechci.

Things

Things for Mac

Things je spolu s aplikací Mail prakticky nerozlučná dvojice, kterou nikdy neukončuji a používám nepřetržitě. Dokonce jsem dospěl tak daleko, že při jednání se zákazníkem nebo na pravidelných poradách s projektovým týmem všechny úkoly píšu přímo do Things a následně pak třídím a deleguji do týmu. Jen škoda, že Things automaticky neodešle notifikaci s úkolem člověku, na kterého jsem úkol delegoval. Tato funkčnost bude dostupná v budoucnu, ale pouze mezi uživateli Things. Což mi ve světě platformy Windows moc nepomůže, nicméně klasické Drag&Drop funguje spolehlivě už dnes. Takže uchopím úkol a prostým upuštěním na aplikaci Mail a… Ale co bych to popisoval, vždyť to znáte.:-)

Nicméně i tato forma delegování úkolů má pro mě velkou hodnotu. Nemusím si speciálně značit, že jsem ten či onen problém na někoho delegoval a během review úkolů jen prostě vezmu všechny aktuální úkoly dotyčného kolegy a všechny s ním projdu.

Jedna perlička k Things. Vždy si užívám úžasu zákazníka, který nevěřícně sleduje, jak do modálního okna (které se zčistajasna objevilo) zapisuji úkol či problém, o kterém právě hovoříme. U kolegů se tento úžas už nevyskytuje. Možná si zvykli :-)

Reporting

Reportování aktuálního stavu projektu je prakticky denní chleba projektového manažera. Nicméně reporty v písemné podobě se běžně vytváří a předávají jednou týdně. K reportu používám v zásadě dvě verze šablony ve formátu Microsoft Excel. Vzhled původní šablony mi předepisuje zaměstnavatel. Ale během praxe vznikla druhá verze, kterou se mi pomalu daří prosazovat jako metodický standard.

Stávající jednoduchá šablona je ručně aktualizovaný přehled stavu projektu dle kriterií rozpočet, čas, lidské zdroje, materiál, rizika a problémy, případně eskalace. Jde o jednoduchý report, který je možné aktualizovat v Numbers bez rizika rozhození formátování či ztráty informace. Zde je nutné přesně zachovat rozložení, protože reporty z jednotlivých projektů se konsolidují automaticky do velkého přehledu. Jakákoli odchylka může tento proces rozbít.

Druhý typ reportu obsahuje prakticky stejné údaje jako výše zmíněný, ale do manažerského přehledu se informace dostávají z jednotlivých detailních listů pomocí makra. A tady už iWork nestačí a je nutné používat MS Excel.

K reportování stavu projektu se lépe osvědčilo využívat aplikaci Merlin, která umožňuje vytvářet velmi přehledné projektové reporty. Bohužel tyto reporty nelze přizpůsobit firemnímu standardu. Využívám je tedy jen okrajově. Jejich síla je ovšem v tom, že prakticky nemusím nikam nic přepisovat nebo pracně kopírovat. Prostě stačí klávesová zkratka či výběr položky z menu a prvotřídní report je na světě. Samozřejmě, před tím musí být v systému aktualizována data, ale to je vlastně podmínka nutná u všech systémů.

Není Office jako Office

Jak je vidět v předchozích odstavcích, představa, že se v podnikovém prostředí, kde standardem je platforma Windows, zbavíte závislosti na produktech Microsoft, je mylná.

Zkoušel jsem několik kancelářských balíků, ale ať jsou to Open Office, NeoOffice či iWork, ani jeden není schopen plnohodnotně nahradit MS Office. Všechny alternativy k MS Office mají z mého pohledu použití jeden zásadní nedostatek. Nejsou plně kompatibilní ve formátu. Pokud je dokument jednoduchý bez obsahu rámečků, složitých výpočtů, není přenos tam i zpět problém. V případech firemních “divokých” šablon, které můj zaměstnavatel s oblibou využívá, dochází ke ztrátě formátování nebo dokonce i přenesené informace (týká se vzorců, se kterými si Numbers neví rady).

Z vyzkoušených kancelářských balíků padla volba na iWork. To proto, že na jednoduché dokumenty bohatě stačí a Keynote je coby nástroj na tvorbu prezentací prostě nedostižný. A zatím pokaždé, když jsem jej použil, slavilo to úspěch.

Závislosti na MS Office jsem se ale nezbavil a pokaždé, když mám psát nabídku nebo zorganizovat schůzku, startuji Parallels Desktop a v něm virtuální Windows XP. O koupi nových Office for Mac zatím neuvažuju, protože profesionální verze stojí dost peněz a firma mi poskytuje licenci na Win platformu. Jestli jsem správně pochopil aktuální informace, cena profesionálního balíku MS Office je na platformách Mac i Win stejná. To by mohlo mého zaměstnavatele přesvědčit, že licence MS Office for Mac není zase tak špatný nápad.:-)

Více o kancelářských balících se dozvíte od kolegy bloggera s nickem Budulínek, který ve svém článku srovnává jednotlivé produkty z pohledu pracovního použití. Spoustu problémů sdílíme. Takže stejně jako on, vyzývám vás, čtenáře. Podělte se o své zkušenosti. Nevěřím, že neexistuje rozumná cesta.

Na závěr k office dokumentům jedno pravidlo, kterým se řídím:

Když dokument vychází s firemní šablony a já jej určitě budu sdílet, použiji MS Office v Parallels Desktop, abych si nekomplikoval život. Ve všech ostatních případech s klidem otvírám iWork a užívám si jednoduchosti a spolehlivosti.

Pokračování příště…

To si povíme něco o vnitrofiremních aplikacích, které jsou v podstatě tou největší překážkou v mé totální nezávislosti na produktech platformy Windows. Dále se zmíním o několika drobných, ale z mého pohledu užitečných nástrojích, které mi pomáhají vydělávat na živobytí.

Profesní život s Macem v IT firmě – díl první

39 komentářů

Jak to všechno začalo

S počítači pracuji bezmála 20 let. Až do jara 2009 se jednalo o platformu Windows. A právě loni na jaře došlo k dlouho připravovanému přechodu k Mac OS X. Nestál jsem ale před jednoduchým rozhodnutím prostě si pro domácí použití pořídit některý z rodiny maců. Pracuji v IT společnosti, která má většinu svých interních systémů postavených na produktech od společnosti Microsoft. Musel jsem tedy předem zvážit, zda existujicí alternativa aplikací bude fungovat k mé spokojenosti a zda mi nepřinese více komplikací než užitku. Patřím do skupiny lidí, kterým se říká Nomádi moderní doby. Jsem často na cestách, a pokud bych jablečný počítač pořídil pouze domů, nedokázal bych jej využít naplno.

Jak se žije a pracuje v prostředí, kde téměř všichni používají Windows a kde některé základní podnikové systémy jinak než pod Windows nepracují? Jako projektový manažer potřebuji některé specifické nástroje, které většina uživatelů nijak nevyužije. Jaké to jsou a kdy je používám?

Jaké výhody mi skýtá Mac OS X a proč jsem se vydal na cestu „proti proudu“? Odpovědi na tyto otázky najdete na následujících řádcích. Řádků nakonec bylo více než jsem původně zamýšlel a tak jsem radši v zájmu udržení tématu původní článek rozdělil a nabídnu Vám jej ve třech pokračováních. A kdo ví? Třeba mě Vaše diskuse bude motivovat a napíšu další pokračování.

SW podpora práce projektového manažera

Náplní práce projektového manažera je řídit projektový tým a dovést ho k úspěšnému dodání projektu zákazníkovi. Jeho práci můžeme tak rozložit do činností jako je plánování, komunikace, rozdělování úkolů, jejich kontrola, reportování stavu zákazníkovi a nadřízeným. Těchto činností je samozřejmě více, ale nechci tady nudit teorií projektového řízení. O tom třeba až někdy příště.

Tyto základní informace uvádím pouze proto, abychom se mohli držet nějaké linie, která nás postupně provede přes ty nejdůležitější nástroje, které jako projektový manažer k práci využívám.

Plánování

Merlin - základní obrazovka

Každý projekt začíná plánem. Pod Mac OS X existuje několik komerčně dodávaných aplikací pro podporu plánování projektu. Vzhledem k nutné interakci se světem Windows padla volba na produkt Merlin, který skvěle zvládá import i export z/do formátu aplikace Microsoft Project. MS Project je prakticky považován za standard a neuvědomuji si, že bych se v praxi setkal s jiným software, který by plnil úlohu nástroje pro plánování projektů. Proto hlavním kriteriem při výběru aplikace Merlin byla právě schopnost spolupráce s tímto formátem.

Funkce reportingu, možnost přiložení checklistů a rizik přímo k úkolu v plánu je už jen taková třešnička na dortu. Jednoduše řečeno, s Merlinem se dobře a efektivně pracuje. Na stránkách výrobce se dočtete, že tento software navrhovali projektoví manažeři. A je to na něm vidět. Kombinace metodiky projektového řízení a efektivity Mac OS X mě neustále příjemně překvapuje.

S uživateli MS Project sdílím projektový plán přes funkci exportu do XML a následně importu do MS Project. Naštěstí tuto operaci není nutné provádět příliš často, takže tento krok nezatěžuje. Výrobce nabízí nástroje pro publikování projektového plánu v podobě webové stránky s možností aktualizace rozpracovanosti, nicméně to není zadarmo.  Cena zatím natolik převyšuje praktické využití, že zůstávám u staré dobré metody exportu a importu do MS Project.

Komunikace

E-mailový klient patří k nejčastěji používaným aplikacím projektového manažera. Mail.app dokáže zajistit 99% úkolů, které od něj PM požaduje. Je rychlý, přehledný a efektivní. Kombinace vyhledávání v mailech a na disku přes Spotlight je to, co Windows v základní podobě prostě nenabízí. Najít jakýkoli e-mail či informaci z minulosti je dílem okamžiku.

A proč Mail.app naplní „pouze“ 99% požadavků? Snow Leopard sice přinesl plnou podporu Exchange serveru 2007, ale bohužel až od Service Packu 1. Protože můj zaměstnavatel zatím ještě neprovedl upgrade, je téměř pravidlem, že pozvánky na schůzky dorazí v poškozeném stavu a nelze je přijmout přímo v Mail.app, potažmo v iCal.app.

Tento problém je třeba obejít buď přes webového klienta firemního Exchange Serveru, kalendář v iPhone nebo virtualizovaný OS Windows.

Když se zamyslíme nad filozofií Mac OS X v oblasti ukládání a manipulace s uživatelskými daty, tak zde mail.app k dokonalosti cosi schází. K mailům nelze přiřazovat kontext (nebo klíčová slova chcete-li) a přiřazení k projektům musíte nahradit aplikací pravidel obsahující adresy odesílatelů/adresátů a maily přesouvat do příslušných složek. Nelze zde v rozumné míře aplikovat pravidlo „nestarej se uživateli kde leží tvoje data, soustřeď se na jejich obsah“. Nedávno jsem ale objevil plug-in do mail.app, který tuto oblast bravurně zvládá. Jmenuje se MailTags. Zatím jej používám krátce, takže se nebudu vyjadřovat k jeho výhodám či nevýhodám.

Pracovní písemná komunikace se ale neodehrává pouze formou e-mailů. Velmi užitečnými pomocníky jsou Adium, Skype i Microsoft Messenger jako Instant Messeging nástroje pro rychlou komunikaci s týmem.

Proč tři aplikace? Messenger má podporu MS Office Communicatoru, který je firemním standardem. Skype má verzi pro iphone a než přišel Communicator, všichni kolegové jej používali. A Adium? To je pozůstatek z minulosti, kde se už míchá soukromá i firemní komunikace.

Vrátím se ještě Messengeru. Používám verzi 7. Verze 8 beta bohužel nepodporuje korporátní využití. Ale moc se těším na ostrou verzi 8, protože stávající verze nepodporuje sdílení plochy, což je pro firemní komunikaci důležité.

Pokračování příště…

Další díl miniseriálu o plavbě proti proudu se bude zabývat kalendářem, prácí s úkoly, reportingem a balíkem aplikací Office.

A jaké máte s Macem v profesním životě zkušenosti Vy? Vyjádřete se prosím v diskusi pod článkem.